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mayu-banzaiの日記

1日1冊が目標!読んだ本の感想をメインに掲載します。

仕事が速い人は「見えないところ」で何をしているのか? 木部智之

仕事速くなって、良い気分で定時退社したいよね~

(現在も定時退社しているが、仕事を残しての定時退社なもので・・・) 

 著者の木部氏について調べると、なんとブログをされていました↓↓

外資系社員が実践している成果の出る仕事術

 

日本IBMシニア・プロジェクト・マネジャーという肩書を持つ方で、ブログの写真ではわりと若く見える。

 

さて、内容について。

「何か読んだことがある内容だな~」という箇所がいくつかあって、なんでだろ~、だんでだろ~、と思っていたら、木部氏が東洋経済オンラインで書いた記事とダブっていたからだった。

例えば、方眼ノートは横にして使う、ボールペンは書き心地を追求する、メールの文頭の「○○さん、お疲れ様です」は省く、などなど。

なるほど、東洋経済オンラインの記事がまとまっているのか(知らなかった)。

 

(2016年6月18日追記)

※著者から、上記記載についてご指摘をいただきました。東洋経済オンラインの記事をまとめたのではなく、東洋経済オンラインに、本書の中からいくつかを紹介している、とのことです。大変失礼いたしました。(追記終わり)

 

 

本書は5章構成になっている。

  • 第1章 仕事の速さは始める「前」に決まる
  • 第2章 「作業のスピード」は習慣化で速くなる
  • 第3章 「チームのスピード」は仕組みで速くなる
  • 第4章 「ない時間」をひねり出す
  • 第5章 「思考のスピード」は型で速くなる

 

仕事が速い人は必ず「初動」が速い

これ、めちゃくちゃ共感。

とにかく手を付けてみる、というのが、仕事を速く進められるポイントだというのは、私も気付いていた。

最初の一歩を踏み出し、その仕事をやってみると、

  • 思ったより簡単そうであっという間に終わった
  • 想定していない難しさがあった
  • 調整が非常に大変であることに気付いたが、早めに動いたため余裕をもてた

などの気付きが得られる。

そして、期限を守る、という大事なことを達成できる!

「この人仕事遅いな・・・」と思う人は、とにかく手をつけない。

そして、迷惑な話だが、そのとばっちりが周囲の人間にくるのだ。

 

メールは絶対に「1回だけ」しか読まない

私は、メールは2回以上読む。

1回目は内容の確認、2回目(だいたい翌日)は記憶の確認。

私の仕事では、状況報告がメールでされる場合が多い。

でも、確かに2回読むのは非常に時間がかかる。

内容が難しいメールほど、1回で把握できるように工夫しよう。

Q.なぜ2回読むの?→A.覚えられないから

Q.覚える必要があるの?→A.自分のスキルアップや仕事のもれがないかの確認のため、できれば覚えておきたい

Q.メモは?→2回目に読んだときにエクセルにまとめている

と、ここまで読んで気付いた。

私は、覚えるために2回読んでいるのではなく、緊急に対応が必要ではないか、即座に返信できるものではないかを確認するために1回読んでいる!!!

なんということでしょう。自分で自分がわかっていなかった・・・。

そして、2回目では状況を把握するため、メールを記録として残すために、メールのラベルづけをし、エクセルに内容をメモしているわ。

まあ、ぶっちゃけ1回目にラベルづけ、エクセル入力までやっちゃえばいい話だな。

今日から実践だ!

 

スクロールバーは出さない

何のこと?と思って読むと、要は「長いメールは出すな」ということだった。

わかる~、これ、めっちゃわかる。

長いメール、文字が詰まっているメールは本当に読む気にならない。

これは、自分の仕事を速く、着実に進めるために、相手に確実に読んでもらう方法だな。

メールの基本は、

  1. スクロールバーは出さない
  2. 用件から書く
  3. 1通1メッセージ

 

「Alt」ボタンは神ボタン

[Alt]キーを使うとほとんどの操作キーボードでできるようになる。

 

「秘密」のエクセル技

ショートカットの紹介。知っているものもあったが、紹介されているものをひとまずメモ。

  • セルの書式設定→Ctrl+1
  • 同じ動作を繰り返す→F4
  • データの切れ目まで飛ばす→Ctrl+十字 Shiftキーを合わせて押すとその移動範囲を選択できる
  • セルを編集モードにする→F2
  • 再計算する→F9

とにかく、何が何でも即断即決する

チームの中で「アイドルタイム」が最も発生しやすいのが「決める」という場面だそうだ。確かに、上司の意思決定を待つ時間は長いという印象がある。

ミーティングしても、「これとこれと情報を集めておいて」と言われ、2回目ミーティングが必要になったり、「最善の計画で進めて」と言われたり。

いやいや、最善ってなんやねん、と。あんた後で「どうして○○したの?」とか聞いてくるやんけ、と。

仕事をスムーズに進めるためには、上司として有能な上司が必要なんですなあ。

 

すべてのメールに必ず返信する

メール送信者にとっては、相手からの意思表示がなければ、読んだのか、OKなのか、進めて良いのか、何もわからず仕事が終わらない。

そりゃそうだ。エスパーではないもんな。

私は、この「すべてメールに返信する」というのは全くできていない。

何か言いたいこと、修正などがあれば返信しているが、特に何もない場合はそのままにしている。

でも、送信者にとっては、それは仕事が終えられない原因の一つだったんだな。

 

これらのほかに、ロジカルシンキングフレームワークなどが紹介されているが、この辺はまだまだ私には勉強が足りない箇所なので、木部氏のブログをとっかかりに勉強していきたい。

 

読んだ期間:2016年6月9日